Tagesmuttervertrag

Spätestens ca. zwei bis vier Wochen vor Beginn der Eingewöhnung eines Tageskindes sollte der unterschriebene Vertrag Ihnen, als Tagespflegeperson, und den Eltern vorliegen - bei Förderung der Betreuung durch das Jugendamt auch der Kostenübernahmebescheid. Denn solange kein Vertrag unterschrieben ist, besteht auch kein Betreuungsverhältnis. Handelt es sich um eine längere Zeitspanne bis zum Betreuungsbeginn, sollten Sie einen Vorvertrag abschließen und sich mit einer Kaution absichern, die den Verdienstausfall etwas überbrückt, wenn letztendlich kein Betreuungsverhältnis zustande kommt.

Eine juristisch geprüfte und ausführliche Vorlage für einen Tagesmuttervertrag sowie einen Ratgeber für alle, die als Tagespflegeperson arbeiten möchten, können Sie beim Verlag interna bestellen:

Hier können Sie die Betreuungsvereinbarung für selbstständige Tagespflegepersonen bestellen ("Tagespflegevertrag")

Hier können Sie einen Arbeitsvertrag für die Kinderbetreuung bestellen

Den Ratgeber: "Geld verdienen als Tagesmutter" können Sie ebenfalls hier bestellen.

Sind die grundsätzlichen Rahmenbedingungen geklärt und können Sie sich beide vorstellen, die Betreuung des Kindes zu vereinbaren, geben Sie sich noch etwas Bedenkzeit und den Eltern die Möglichkeit, sich nochmals zu beraten. Verabreden Sie dann einen Termin, um die letzten Details zu klären und den Vertrag zu unterzeichnen. In der Praxis hat es sich bewährt, wenn man als Tagespflegeperson zum Vertragsabschluss einen Termin für einen Hausbesuch bei den Eltern wählt. Sie können in aller Ruhe Ihre Mappe vorlegen und mit beiden Elternteilen Punkt für Punkt den Vertrag erörtern. Sollte es doch nicht zum Vertragsabschluss kommen, können Sie so einfach Ihre Sachen packen und ohne großes Aufhebens das Feld räumen.

Nehmen Sie sich Zeit für die Vertragsbesprechung

Im Regelfall und wenn alles gut läuft, sehen Sie und die Eltern den Vertrag, nachdem er unterschrieben wurde, nie wieder. Trotzdem ist es gut, wenn man bei bestimmten Situationen nachschauen kann, wie man sich geeinigt hatte. Dies vermeidet Streit und Unzufriedenheit. Die Betreuungsvereinbarung, die Sie beim Verlag interna bestellen können, ist sehr umfangreich, weil sie auch als Hilfestellung dient, um zu Beginn eines Betreuungsverhältnisses wirklich alles zu besprechen und sich gemeinsam auf bestimmte Regeln und Konditionen für die verschiedensten Situationen zu verständigen. Sie sollten auch dann einen Vertrag abschließen, wenn es sich nur um eine kurze Betreuungsperiode handelt. Auch bei Betreuungsdiensten, die von Familienmitgliedern oder Freunden geleistet werden, hat die Erfahrung gezeigt, dass ein Vertrag unersetzlich bleibt - selbst bei unentgeltlichen Nachbarschaftsdiensten.
Planen Sie genügend Zeit ein und bitten auch die Eltern um Stunden ungestörte Aufmerksamkeit, um ihnen jeden einzelnen Paragrafen ganz ausführlich erklären zu können. Regelungen klingen manchmal absurd oder kleinlich und vielleicht sogar etwas überzogen, resultieren jedoch leider aus teilweise schlechten Erfahrungen, die Sie evtl. sogar aus der eigenen Praxis den Eltern bestätigen können.

Was passiert im Falle des Falles?

Spielen Sie einfach mal mit den Eltern ein genaues Szenario durch, was geschieht, wenn mitten am Tag ganz spontan das Kind abgeholt werden muss, weil es plötzlich hoch fiebert oder Sie selbst sich verletzt haben. Ganz unabhängig davon, ob die Bezahlung in einem solchen Fall weiterlaufen soll oder nicht, muss genau besprochen werden, wer angerufen werden kann, um das Kind abzuholen, ob diese Person die Betreuung kurzfristig auch übernehmen kann oder ob in einem Notfall noch jemand anders zu verständigen ist, wenn beide Elternteile nicht erreichbar sind. Sie können vertraglich festlegen, ob Sie oder die Eltern diese Vertretung organisieren. Es sollte aber auf jeden Fall bei Vertragsabschluss eine Lösung vorliegen.

Bereiten Sie den Vertrag vor:

Wichtig ist, dass Sie selbst wissen, was Sie wollen. An dieser Stelle sei nochmals betont, dass es sich bei der Tätigkeit einer Tagespflegeperson insbesondere in ihrem eigenen Haushalt um eine selbstständige Tätigkeit und bei diesem Vertrag nicht um einen Arbeitsvertrag, sondern um einen Formularvertrag handelt, auf den das "Gesetz über die allgemeinen Geschäftsbedingungen" Anwendung findet. Das heißt, Sie als Tagespflegeperson können sich zwar einvernehmlich mit den Eltern auf bestimmte Regelungen einigen, aber letztendlich bestimmen Sie die Bedingungen Ihres Vertrags. Missfallen den Eltern Ihre „Geschäftsbedingungen“, haben sie vor Unterzeichnung des Vertrags noch Gelegenheit zu verhandeln, kommt jedoch keine Einigung zustande, müssen sie die Konsequenz ziehen und eine andere Tagespflegeperson suchen, die unter anderen Konditionen arbeiten kann. Bereiten Sie den Vertrag am besten schon vor dem Treffen vor und tragen Sie die Dinge, die für Sie unveränderlich feststehen, bereits ein, um nicht Gefahr zu laufen, sich von den Eltern davon abbringen zu lassen.

Zweifache Ausfertigung hält besser ...

Ebenso wie die Unterlagen der Eltern in zweifacher Ausfertigung vorliegen müssen, benötigen auch Sie von Ihren Nachweisen jeweils zwei Ausfertigungen – so z.B. von Pflegeerlaubnis und Versicherungsnachweis. Wenn Sie eine Ersatzbetreuung stellen, sollten Sie auch deren Haftpflichtversicherung als Kopie vorlegen. Beiden Vertragsexemplaren, Ihrem und dem der Eltern, sollten der Ordnung halber jeweils Kopien aller Nachweise beiliegen.

Urlaubsplanung

Besonderer Aufmerksamkeit bedürfen die Regelungen, die bei Betreuungsausfall insbesondere durch Urlaubs- und Krankheitszeiten der Tagespflegeperson in Kraft treten. Auch als selbstständige Tagespflegeperson haben Sie ein Anrecht auf Urlaub. Ob Betreuungszeit, die in die Urlaubszeit fällt, bezahlt wird oder nicht, ist reine Verhandlungssache. Viel wichtiger für Sie zu klären ist jedoch, da Sie sich in Ihrem Urlaub nur dann wirklich erholen können, wenn keine Tageskinder anwesend sind. Alle Eltern müssen sich mit ihrem Urlaub nach Ihren Wünschen richten. Dies geht wiederum nur dann, wenn Sie Ihre Urlaubsplanung auch rechtzeitig ankündigen. Um Ärger aus dem Wege zu gehen, sollten Sie am besten bereits zum Jahresende ferienbedingte Schließungen für das Folgejahr ankündigen und sich evtl. mit Unterschrift von den Eltern bestätigen lassen. Unstimmigkeiten wegen des Urlaubs gehören nämlich mit zu den häufigsten Gründen für abgebrochene Betreuungsverhältnisse.

Kostenregelung

Wenn es ans Unterschreiben geht, wurde wahrscheinlich bereits über die Kostenregelung gesprochen. Erklären Sie aber trotzdem noch mal alle Einzelheiten. Der Vertrag, den Sie beim Verlag interna bestellen können, bietet eine gute Vorlage dazu. Wenn Sie zum Monatsende Rechnungen schreiben, zeigen Sie den Eltern ein Muster einer solchen Rechnung, damit sie sich ein genaueres Bild auch von den Kosten der Einzelposten machen können. Weisen Sie die Eltern nochmals darauf hin, dass nur die reinen Betreuungskosten von der Steuer abgesetzt werden können und dies auch nur, wenn es darüber Buchungsbelege einer bargeldlosen Zahlung gibt. Pflegekosten, wie z.B. für Essen und Pflegemittel entstehen den Eltern auch dann, wenn sie ihr Kind selbst betreuen, so der Gesetzgeber.

Bezahlung und Zahlungsverzug

Legen Sie den Eltern ans Herz, einen Dauerauftrag einzurichten, besonders wenn pauschal abgerechnet wird. Auch bei sehr unregelmäßigem Betreuungsaufkommen und stundenscharfer Abrechnung könnte die Zahlung eines regelmäßigen Sockelbetrags sehr hilfreich sein. So bräuchte am Monatsende immer nur der Differenzbetrag ausgeglichen werden. Sollte ein Kind vom Jugendamt gefördert werden, müssen Sie die Eltern ganz deutlich darauf hinweisen, dass sie selbst für die pünktliche und korrekte Zahlung des Betreuungsgeldes verantwortlich sind und sich darum kümmern müssen, falls vom Amt Zahlungen gestoppt oder gekürzt werden. Die Eltern müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie dann nicht nur die Betreuung aus eigener Tasche bezahlen müssen, sondern auch der Betreuungssatz angehoben werden muss. Deshalb ist es so wichtig, auch in diesen Fällen neben den behördlichen Bescheiden auch noch mit den Eltern entsprechende Vereinbarungen vertraglich festzulegen. Lassen Sie sich unbedingt eine Kostenübernahmeerklärung aushändigen. Dies gilt auch, wenn die Betreuungskosten beispielsweise von einem Arbeitgeber der Eltern oder einem sonstigen Dritten (z.B. Großeltern) getragen werden sollen.

Medikamentengabe

Eine Tagespflegeperson darf grundsätzlich keine Medikamente verabreichen. Sie muss beim Empfang des Tageskindes unbedingt darüber unterrichtet werden muss, wenn das Kind in der Nacht oder am Morgen Medikamente (auch homöopathische) eingenommen hat. Sie kann, wenn nicht der Beipackzettel des entsprechenden Mittels vorgelegt wird oder ihr die Betreuung zu riskant scheint, die Eltern samt Kind ohne weiteres wieder nach Hause schicken. Eine gewisse Konsequenz ist in dieser Sache deshalb geboten, weil sonst die Tagespflegeperson eventuelle Auffälligkeiten, die möglicherweise aus einer oder mehreren Nebenwirkungen des Medikaments resultieren, nicht zuordnen kann und bei Komplikationen zum Beispiel einem Arzt die Frage nach der Medikamentengabe nur falsch oder gar nicht beantworten kann. Auch dieser Punkt ist in dem Vertrag, den Sie beim Verlag interna bestellen können, vertraglich geregelt: zumal Sonderregelungen notwendig werden, wenn das Kind chronisch krank ist und eine Medikamentengabe durch die Tagespflegeperson unumgänglich.

Notarzt und Rettungsdienst

Teilen Sie den Eltern auch mit, dass die Tagespflegeperson gehalten ist, im Notfall auf jeden Fall Notarzt und Rettungsdienst zu verständigen, und nur erste Hilfe leisten, aber keinesfalls selbst behandeln oder einen Krankentransport durchführen darf. Die Eltern haben keine Kosten dadurch zu befürchten, da diese Einsätze selbst bei leichten Krankheiten oder Verletzungen bei Kindern grundsätzlich immer kostenlos sind.

Bring- und Abholdienst

Wenn Sie sich darauf einigen, das Kind vom Elternhaus oder Kindergarten abzuholen oder es abends wieder nach Hause zu bringen, denken Sie daran, diese Fahrten zu berechnen und im Vertrag festzuhalten, dass die Fahrzeiten oder auch Fußwege grundsätzlich mit zur Betreuungszeit gehören. Das ist nicht nur darin begründet, dass es sich dabei natürlich um Ihre Arbeitszeit handelt, sondern hat auch versicherungstechnische Gründe für Sie. Scheuen Sie sich auch nicht, die Wege die Sie ohne Kind z. B. von Ihrem Haus bis zum Elternhaus oder abends nach dem Abliefern des Kindes zurücklegen müssen, zu berechnen, denn sie ersparen den Eltern mit diesem Bring- und Abholdienst eine Menge Stress und Kosten. Andererseits müssen Sie sich auch die Freiheit nehmen können, Fahrten abzulehnen, die wegen witterungsbedingter Straßenverhältnisse oder sonstiger Gründe unzumutbar wären. Aber auch das lässt sich im Vertrag einvernehmlich klären. Beachten Sie bitte, dass die reinen Benzin- und Abnutzungskosten Ihres Fahrzeugs wiederum zu den Pflegekosten gehören.

Versicherungen

Im Vertrag, den Sie beim Verlag interna bestellen können, werden auch die für beide Seiten erforderlichen Versicherungen angegeben und durch Vorlage der entsprechenden Nachweise bestätigt. Das Kind ist durch Vorliegen einer Pflegeerlaubnis automatisch und kostenlos über die Landesunfallkasse versichert. Ist jedoch wegen geringen Betreuungsumfangs (weniger als 15 Wochenstunden oder kürzer als 3 Monate) keine Pflegeerlaubnis erforderlich, kann und sollte die Tagespflegeperson auf einer privaten Unfallversicherung des Kindes bestehen. Nur so ist gewährleistet, dass auch bei Verletzungen des Kindes, die entstanden sind, obwohl die Tagespflegeperson ihrer Aufsichtspflicht in vollem Umfang nachgekommen ist, eine Kostendeckung vorhanden ist. Die Haftpflichtversicherung der Tagespflegeperson, deren Vorhandensein sie natürlich auch nachweisen muss, greift nur bei Verletzung ihrer Aufsichtspflicht. Dies gilt auch für Schäden, die das Kind Dritten zufügt. Für Schäden, die das Kind im Haushalt der Tagespflegeperson anrichtet, werden in unserem Vertrag die Eltern je nach Vereinbarung ganz oder zumindest teilweise herangezogen, weil diese Schäden meist von den Haftpflichtversicherungen der Eltern nicht gedeckt sind. Wir meinen jedoch, dass es unbillig wäre, wenn die Tagespflegeperson alles Notwendige unternommen hat, um solche Schäden abzuwenden, sie allein für die Kosten aufkommen zu lassen.

Vereinbarung für die Eingewöhnungsphase

Die Eingewöhnung macht eine besondere Vereinbarung nötig, weil sie zum einen die Ausgestaltung, also ob und wann z.B. ein Sorgeberechtigter bei den ersten Betreuungsstunden mit anwesend ist oder ob es in der Eingewöhnungsphase Abweichungen zu den Vereinbarungen im Hauptvertrag zur Bezahlung der Betreuungszeiten gibt, aber zum anderen auch wegen der Möglichkeit, zum Wohl des Kindes, wenn es sich absolut nicht eingewöhnen lässt, das Betreuungsverhältnis zu beenden. Diese Vereinbarung räumt beiden Seiten die Möglichkeit ein, während der Eingewöhnung auch ohne konkrete Angabe von Gründen sich auf eine Auflösung des Vertrags zu verständigen und sich mit der Rückzahlung der Kaution entgegen zu kommen. Sie legt jedoch auch fest, dass ein eigenmächtiges Beenden der Betreuung, ohne vorherige Absprache und durch unentschuldigte Abwesenheit einer fristlosen Kündigung gleichzusetzen ist.

Weitere Vereinbarungen

Im Vertrag werden weitere Vereinbarungen zum Thema Tierhaltung, Rauchen und Betreuung von Schulkindern getroffen und festgelegt, welche Kleidung, Wäsche, Windeln sowie sonstige Pflegemittel von den Eltern gebracht oder von der Tagespflegeperson gestellt werden. Folgende Unterlagen sollten am besten zum Vertragsabschluss, aber spätestens zum Betreuungsbeginn in zweifacher Ausfertigung vorliegen:

Die Eltern benötigen in Kopie · den Impfausweis, · die Krankenversichertenkarte, · bei chronischen Erkrankungen ggf. Beipackzettel von Medikamenten, · den Versicherungsnachweis der Haftpflichtversicherung und bei geringem Betreuungsumfang der Unfallversicherung, · Namen, Telefonnummern und Anschriften der Personen, die für Notrufe und Ersatzbetreuung in Frage kommen, und schließlich · ggf. eine Kostenübernahmeerklärung von Kostenträgern.

Bei der Tagespflegeperson sind lediglich jeweils zwei Kopien der Pflegeerlaubnis vom Jugendamt und des Versicherungsnachweises Ihrer Haftpflichtversicherung und eventuell die der Ersatzbetreuung erforderlich. Ist der Vertrag unterschrieben und alle Parteien zufrieden, steht einem erfolgreichen Pflegeverhältnis eigentlich nichts mehr im Wege. Denn je mehr Sie von vornherein miteinander besprechen, abklären und schließlich vertraglich vereinbaren, desto weniger Unstimmigkeiten sind später zu erwarten.

Tipp: Wer sich heutzutage als Tagespflegeperson selbstständig macht, sollte sich auf diese Tätigkeit gut vorbereiten. Dabei hilft Jörg Mielczareks „Businessplan für Tageseltern“. Selbst wenn Sie für den Start Ihres Vorhabens kein Fremdkapital benötigen oder schon längere Zeit als Tagesmutter Kinder betreuen, ist es hilfreich, mittels eines Geschäftsplans Konzept und Tätigkeit auf den Prüfstand zu stellen, um Verbesserungspotenziale zu erkennen und umzusetzen.
Den Ratgeber "So erstellen Tageseltern einen Businessplan" können Sie hier bestellen.
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